市販システムが合わない、Excel頼み、二重入力…「御社向けプロダクト開発」で業務課題を解決するには

「市販のシステムを試したけれど、いまいち業務に合わない」「Excelで管理し続けている」「複数のシステムに同じ情報を入力している」——こうした悩みは、多くの企業で聞かれる声です。本記事では、このような業務システムの課題を整理し、自社向けにシステムを開発する「プロダクト開発」という選択肢について、編集部が一般的な解説を行います。具体的な導入事例や価格については、根拠となる公式発表を確認できていないため、断定しない形でお伝えします。

市販システムが「合わない」理由

市販のパッケージシステムは、多くの企業で共通する標準的な業務を想定して作られています。そのため、自社の固有の業務フローや運用ルールとズレが生じることが少なくありません。たとえば、業種特有の手続きや、長年引き継がれてきた独自の帳票様式、部門ごとの承認プロセスなどは、パッケージの標準機能だけでは対応できない場合があります。試用や導入後に現場の運用と乖離が判明し、結局Excelに戻ってしまう、といったケースも考えられます。

Excel業務の限界とリスク

Excelは、特別なスキルがなくても表計算ができ、自由にレイアウトを変更できるため、現場で広く使われています。しかし、データが複数のファイルに分散すると、どこに正しい情報があるのか分からなくなります。また、同じデータを別のシートやブックに手入力していると、入力ミスや更新漏れが発生しやすくなります。さらに、ファイルをメールでやり取りすると、バージョン管理が難しくなり、属人化したり、誰がいつ変更したかという監査証跡が残らないという問題も指摘されています。

複数システムへの二重入力の負担

業務ごとに異なるシステムを導入している場合、同じ顧客情報や売上データをそれぞれのシステムへ入力しなければならない、という状況が生まれます。この二重入力は、単に手間が増えるだけでなく、システム間でデータが一致しない原因になります。たとえば、営業システムと会計システムで売上額が異なっていると、集計や経営判断に支障をきたすことがあります。入力作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないというのも、大きな問題です。

自社向けプロダクト開発という選択肢

こうした課題への対応策の一つが、自社の業務に合わせてシステムを設計・開発する「プロダクト開発」です。業務フローを整理したうえで必要な機能を実装するため、パッケージシステムで発生しがちな「機能がない」「操作方法が現場に合わない」といった問題を回避しやすくなります。また、既存システムとのAPI連携やデータ連携を行うことで、二重入力の解消も期待できます。さらに、顧客向けの独自サービスをゼロから作りたい、というニーズにも、プロダクト開発は対応できます。ただし、開発には要件定義や設計、テストなどの工程が必要で、短期間での導入は難しい場合もあります。また、費用や期間は要件によって大きく異なるため、導入前に十分な検討が欠かせません。

開発を検討するときの視点

自社向けプロダクト開発を検討する際は、以下のような点を整理しておくと良いでしょう。まず、現在の業務フローと、改善したいポイントを可視化します。そのうえで、システムに求める機能を優先度順にリストアップします。次に、既存システムとの連携範囲や、データ移行の方針を決めます。また、開発後の運用体制や、現場への浸透方法も考慮する必要があります。これらの検討を丁寧に行うことで、「作ったはいいが使われない」という失敗を防ぎやすくなります。

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